Leefmilieu zoekt Administrative Assistant – EU 2024 (m/v/x) (Ref. 2023-B1)

Betaalde job Voltijds Bepaalde duur
Havenlaan 86C/3000, 1000 Brussel
Solliciteren tot

Bedrijfsdetails

Leefmilieu Brussel is de tweetalige milieu- en energie administratie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

Wij staan in voor een brede waaier aan activiteiten op het vlak van leefmilieu met als opdracht te streven naar meer levenskwaliteit voor alle Brusselaars. Om de klimaatuitdagingen het hoofd te bieden, willen wij een faciliterende rol spelen in de transitie van het Brussels Gewest naar een koolstofarme samenleving tegen 2050.

Ons doel is om de directe en indirecte uitstoot van broeikasgassen te verminderen, de gevolgen van klimaatverandering te beperken en alle mogelijke vormen van milieuoverlast terug te dringen.

Dankzij de inzet van onze medewerker·ster·s, onze gedeelde waarden (Respect – Innovatie – Verantwoordelijkheid) en onze transversale aanpak inzake leefmilieu, zijn wij als organisatie in staat om ons aan te passen aan de huidige en toekomstige uitdagingen en onze langetermijnvisie te realiseren.

Je zal tewerkgesteld worden bij de Algemene directie op het Internationaal en Juridisch Departement.

Functie

Ben je op zoek naar een unieke en boeiende uitdaging en wil je meewerken aan de activiteiten van het Belgisch Voorzitterschap van de Europese Unie (EU) in 2024? Dan is deze werkaanbieding iets voor jou!

In de eerste helft van 2024 zal België het roterend Voorzitterschap van de Raad van de EU verzekeren en zal het Brussels Hoofdstedelijk Gewest België vertegenwoordigen in de Milieuraad. Leefmilieu Brussel zal dan ook een belangrijke rol spelen in de organisatie van dit Voorzitterschap.

Je komt terecht in het team van Presidency2024, dat verbonden is aan het Internationaal en Juridisch departement, en dat verantwoordelijk is voor de algemene coördinatie van het EU2024-voorzitterschap binnen Leefmilieu Brussel. Je zal ook de Afdeling Communicatie ondersteunen bij de organisatie van evenementen die verband houden met het voorzitterschap (bijvoorbeeld de Informele Raad) en bij het beheer van de communicatie daarover.

Jouw taken

Administratieve ondersteuning:

  • Je beheert inkomende verzoeken (e-mails, telefoon, brieven) en geeft ze intern door;
  • Je beheert de agenda's, organiseert vergaderingen en stelt notulen op;
  • Je stelt brieven en e-mails op, maakt ze op en verstuurt ze;
  • Je beantwoordt vragen van derden en interne of externe partners;
  • Je informeert over de geldende organisatorische procedures;
  • Je werkt mee aan de verbetering van procedures en interne beheersinstrumenten;
  • Je neemt documenten op en archiveert ze;
  • Je zorgt voor de administratieve opvolging van projecten;
  • je draagt bij aan de ontwikkeling van databases;
  • Je schrijft samenvattende notities;
  • Je stelt rapporteren op voor de hiërarchie;
  • Je staat in voor vertalingen naar het Engels, Nederlands of Frans of voor de follow up met de vertaaldienst.

Logistieke steun bij de organisatie van de Informele Raad en andere evenementen:

  • Je boekt hotels en vervoer;
  • Je boekt zalen voor vergaderingen en evenementen, zorgt voor de schikking van de zalen en voor de opruiming achteraf ;
  • Je organiseert terreinbezoeken en excursies;
  • Je maakt en beheert lijsten van contactpersonen, gasten of deelnemers;
  • Je verstuurt informatie naar deelnemers aan evenementen (save-the-date, uitnodiging, technische nota / praktische informatie) en houdt de inschrijvingen bij;
  • Je volgt accreditaties, registraties en de verstrekking van badges op;
  • Je zorgt voor het beheer en de ontvangst van de delegaties - verbindingsofficieren (+ vervoer);
  • Je volgt drukaanvragen op (affiches, listings, badges, enz.)
  • Je stelt bestelbonnen op en ontvangt leveringen (catering, enz.)

Begroting, overheidsopdrachten en ondersteuning bij subsidies:

  • Je biedt ondersteuning bij het opstellen van bestekken, het analyseren van offertes en het gunnen van opdrachten;
  • Je neemt contact op met dienstverleners;
  • Je ontvangt, onderhandelt en valideert offertes;
  • Je bent verantwoordelijk voor de opvolging van contracten en facturen;
  • Je biedt ondersteuning bij het beheer van subsidies.

Profiel

Diploma*

Bachelor in de politieke wetenschappen, Directiesecretariaat, Office management, Communicatie, ...

* Kandidaten die hun diploma hebben behaald in een land buiten de Benelux kunnen aan de selectie deelnemen op voorwaarde dat hun diploma door de Vlaamse of Franse Gemeenschap werd gelijkgesteld. Gelieve de erkenning van je diploma toe te voegen aan je kandidatuur.

Ervaring

  • Je hebt minstens 1 jaar succesvolle ervaring in een gelijkaardige functie (administratief assistent·e, management assistant, enz.)
  • Ervaring in projectbeheer is een pluspunt.

Kennis

  • Je hebt een goede kennis van informatieca-tools: MS Office (Word, Excel, Powerpoint), Teams, Outlook, OneNote, enz.
  • Je hebt goede schrijfvaardigheden.
  • Je begrijpt gesprekken en teksten in het Frans en kunt Frans spreken.
  • Je hebt een goede kennis van het Engels.
  • Je kent de opdrachten en waarden van Leefmilieu Brussel.

Gedragsgerichte competenties

  • Je analyseert informatie gericht en kritisch.
  • Je behandelt problemen zelfstandig en bent oplossingsgericht.
  • Je past je makkelijk aan bij veranderingen en verschillende omstandigheden.
  • Je gaat constructief om met stress en kritiek.
  • Je kunt vlot in team werken en draagt bij tot de goede verstandhouding tussen collega’s.
  • Je handelt servicegericht naar gebruiker·ster·s of begunstigden.
  • Je toont respect voor anderen, voor de regelgeving en voor het leefmilieu.
  • Je ontwikkelt voortdurend je professionele kennis en vaardigheden.
  • Je werkt resultaatgericht en behaalt je doelstellingen.

Aanbod

  • Een contract van bepaalde duur van 18 maanden met de mogelijkheid om in een aanwervingsreserve te worden opgenomen voor contracten van onbepaalde duur van hetzelfde niveau
  • Een voltijdse betrekking
  • Werk in een gemotiveerd team in een eco-dynamische administratie met de mogelijkheid tot telewerken
  • Een salaris B101, in overeenstemming met de loonschalen in de openbare sector (eindejaarspremie + vakantiepremie)
  • Naast de diensten gepresteerd in de publieke sector, is er een erkenning van maximum 6 jaar mogelijk voor diensten gepresteerd in de private sector of als zelfstandige
  • Maaltijdcheques (8 €)
  • Mogelijkheid tot tweetaligheidspremie (via Selor examen)
  • Een permanente vorming
  • Een flexibele uurregeling
  • Een hospitalisatieverzekering
  • Gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
  • Een fietspremie of mogelijkheid tot het bekomen van een bedrijfsfiets
  • 35 dagen verlof per jaar (op basis van een voltijdse tewerkstelling)
  • Mogelijkheid tot inschrijving van uw kinderen in het nabijgelegen kinderdagverblijf

Geïnteresseerd?

Solliciteer uiterlijk op 30/01/2023 (cv en motivatiebrief) via https://jobs.leefmilieu.brussels/nl/vacature/82100/administrative-assistant--eu-2024-h-f-x--ref-2023-b1-/

Leefmilieu Brussel garandeert een objectieve selectieprocedure, op basis van de vereiste competenties. “Omdat diversiteit in onze natuur zit…”